録音・録画データ等に関するプライバシーポリシー

株式会社ＨＩＧＨ－ＳＴＡＮＤＡＲＤ＆ＣＯ．（以下「当社」といいます。）は、ＨＩＧＨ－ＳＴＡＲＳ個別指導学院（以下「当塾」といいます。）において、指導品質向上・講師研修・ハラスメント対応を目的として録音・録画を実施するに当たり、生徒や保護者の皆様のほか当社の講師等の個人情報を適切に保護し、安心して当塾をご利用いただける環境を維持するため、このプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

第１条　本ポリシーは、当塾の全校舎での授業及びオンライン面談において録音又は録画された音声又は映像並びにその内容を反訳したテキストデータ及びメタデータ（以下「録音・録画データ等」といいます。）の取扱いに適用します。

第２条　本ポリシーにおいて「本人」とは、録音・録画データ等によって識別される生徒、保護者、当社の講師等の個人をいいます。

第３条　当社は、主として、以下のとおり、録音・録画データ等を取得します。

第４条　当社が取得した録音・録画データ等は、以下の目的により利用いたします。

1. 当塾における学習支援品質の向上及び個別指導方法の最適化
2. 当塾の講師の研修・育成及び優良事例の当社内における共有
3. ハラスメント発生時の事実確認と当社の従業員の保護
4. 監督官庁対応又は紛争解決対応

第５条　当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の法令に基づく場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に録音・録画データ等を提供しません。

第６条　当社は、録音・録画データ等について、音声の反訳やデータの保存のため、国内外を問わず、クラウドサービスを利用する場合があります。海外のクラウドサービスを利用する際は、個人情報保護法及び関係法令に従い、当該クラウドサービス提供事業者と適切な契約を締結し、又は当該クラウドサービス提供事業者を適切に監督するなど、録音・録画データ等の安全管理措置を講じます。

また、録音・録画データ等の移転先となる外国の名称その他の録音・録画データ等の安全管理のために講じた措置については、本人の求めに応じて、遅滞なく情報提供いたします。

第７条　録音・録画データ等の保存期間は以下のとおりとし、保存期間満了後は、速やかに削除します。ただし、保存期間満了時に、当該録音・録画データ等に関し、紛争対応、苦情対応又は法的手続が進行中である場合は、その解決の時まで保存期間を延長します。

1. 録音データ　２年
2. 録画データ　１年
3. 反訳したテキストデータ　３年

第８条　当社は、本人の個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の本人の個人情報の安全管理のために、以下の措置を含む安全管理措置を講じています。

第９条　本人は、当社が定める手続により、当社に対して、当社の保有する録音・録画データ等の電磁的記録の提供による方法その他の方法による開示を請求することができます。

当社は、開示の請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なくこれを開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。

1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 個人情報保護法その他の法令に違反することとなる場合

第１０条　本人は、当社の保有する自己の録音・録画データ等が誤った情報である場合には、当社が定める手続により、当社に対してその訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます。）を請求することができます。

当社は、訂正等の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該録音・録画データ等の訂正等を行います。

当社は、訂正等を行った場合又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含みます。）を本人に通知します。

第１１条　本人は、当社の保有する録音・録画データ等が、利用目的の範囲を超えて取り扱われている場合、不正の手段により取得されたものである場合、法令又は本ポリシーに違反して第三者に提供されている場合、第７条の規定に反して保有されている場合又は第１３条の事態が生じた場合は、当社が定める手続により、当社に対してその利用の停止若しくは消去又は第三者への提供の停止（以下「利用停止等」といいます。）を請求することができます。

当社は、利用停止等の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該録音・録画データ等の利用停止等を行います。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じるものとします。

当社は、利用停止等を行った場合又は利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、その旨を本人に通知します。

第１２条　第９条から第１１条までに定める開示、訂正等及び利用停止等の請求は、本人（本人が未成年者の場合にあっては保護者。以下本条において同じです。）が当塾の窓口に対して、書面、電話又はメールにより行うものとします。

請求に当たっては、本人が確認できる書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど公的機関が発行した書類）をご提示いただくものとします。

第１３条　当社は、録音・録画データ等の漏えい、滅失、毀損その他のデータの安全の確保に係る事態（以下「漏えい等」といいます。）が発生したときは、その被害拡大防止及び再発防止策を速やかに実施します。

また、録音・録画データ等の漏えい等であって、以下に定めるものが発生し、又は発生したおそれがある場合は、７２時間以内に個人情報保護委員会へ報告するとともに、本人にその旨を通知するものとします。

1. 個人情報保護法第２条第３項の要配慮個人情報が含まれる録音・録画データ等の漏えい等
2. 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある録音・録画データ等の漏えい等
3. 不正の目的をもって行われたおそれがある録音・録画データ等の漏えい等
4. 録音・録画データ等に係る本人の数が１０００人を超える漏えい等

第１４条　当社では、以下のとおり、個人情報保護責任者及び個人情報の取扱いに関するお問い合わせ窓口を設置します。

第１５条　当社は、法令改正や運用状況の変化等により本ポリシーを改定する場合があります。重要な改定時は、事前に本人に対して書面により通知し、又は当社ホームページで公表し、これらの日から３０日経過後に効力を発生するものとします。